เช็คลิสต์รับผู้เช่าใหม่ ตั้งแต่วันจองจนวันเข้าพัก ไม่ให้ตกหล่นสักขั้น

ปัญหาผู้เช่าส่วนใหญ่ที่จบด้วยการทะเลาะกัน — ค่าไฟแรกเข้าผิด ของในห้องหายแล้วโทษกันไปมา เงินประกันคืนไม่ครบ — เกือบทั้งหมดป้องกันได้ตั้งแต่ "วันรับเข้า" ถ้ามีเช็คลิสต์ที่ทำเหมือนกันทุกครั้ง นี่คือลำดับที่แนะนำ

ช่วงที่ 1: วันจอง

1. เก็บเงินจอง พร้อมออกใบรับเงินจองที่ระบุ: ห้อง วันเข้าพัก ยอดจอง และเงื่อนไข (จองถึงวันไหน คืนได้ไหม หักเป็นอะไรตอนเข้าพัก)
2. บันทึกสถานะห้องเป็น "จอง" ทันที กันปล่อยห้องซ้ำ — พลาดบ่อยมากในหอที่จดใส่กระดาษ
3. นัดวันทำสัญญา/เข้าพัก และแจ้งรายการเอกสารที่ต้องเตรียม (บัตรประชาชน, เบอร์ติดต่อฉุกเฉิน)

ช่วงที่ 2: วันทำสัญญา

1. ทำสัญญาเช่า ระบุค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ (วิธีคิด+เรตต่อยูนิต) วันครบกำหนดชำระ เงินประกัน และเงื่อนไขการคืน — ถ้าเข้าข่ายธุรกิจควบคุมสัญญา (ให้เช่า 5 หน่วยขึ้นไป) ตรวจว่าไม่มีข้อสัญญาต้องห้าม
2. เก็บเงินแรกเข้า แยกรายการให้ชัด: เงินประกัน + ค่าเช่าล่วงหน้า/เดือนแรก แล้วออกใบเสร็จทุกก้อน

ช่วงที่ 3: วันเข้าพัก (สำคัญที่สุด)

1. จดมิเตอร์น้ำ-ไฟแรกเข้า ต่อหน้าผู้เช่า ถ่ายรูปหน้ามิเตอร์เก็บไว้ทั้งสองฝ่าย — ตัวเลขนี้คือจุดตั้งต้นของบิลเดือนแรก ผิดตรงนี้เถียงกันยาว
2. ตรวจทรัพย์สินในห้องด้วยกัน ทำรายการ: เตียง ตู้ แอร์ เครื่องทำน้ำอุ่น พร้อมสภาพ ถ่ายรูปประกอบ ให้ผู้เช่าเซ็นรับ — เอกสารนี้คือหลักฐานหลักตอนคืนเงินประกัน
3. ส่งมอบกุญแจ/คีย์การ์ด และบันทึกจำนวนที่มอบ
4. ให้ผู้เช่าเชื่อม LINE กับระบบ — แอดเพื่อน LINE OA ของหอ แล้วพิมพ์เลขห้อง ระบบผูกบัญชีอัตโนมัติ ตั้งแต่เดือนแรกผู้เช่าจะได้รับบิล แจ้งเตือน และใบเสร็จผ่าน LINE ทันที
5. แนะนำกติกาหอ เวลาปิดประตู ที่ทิ้งขยะ ที่จอดรถ ช่องทางแจ้งซ่อม

ช่วงที่ 4: หลังเข้าพัก 1 สัปดาห์

ทักไปถามสั้น ๆ ว่ามีอะไรต้องซ่อม/เพิ่มไหม — จุดเล็ก ๆ ที่ทำให้ผู้เช่ารู้สึกว่าหอนี้ดูแลจริง และปัญหาที่เจอตอนสัปดาห์แรก (น้ำรั่ว แอร์ไม่เย็น) จะได้แก้ตอนยังเป็นเรื่องเล็ก

ทำไมต้องเป็น "ระบบ" ไม่ใช่ความจำ

ทุกขั้นข้างบนมีเอกสาร/ข้อมูลที่ต้องเก็บ: ใบรับเงินจอง สัญญา เลขมิเตอร์แรกเข้า รายการทรัพย์สิน ใบเสร็จ ถ้าเก็บกระจายในไลน์ส่วนตัว สมุด และความจำ วันที่ต้องใช้ (โดยเฉพาะวันย้ายออก) จะหาไม่เจอ ใน Roomie ขั้นตอนพวกนี้อยู่ในหน้า "ผังห้อง" ครบวงจร: จอง → เก็บมัดจำ+ใบเสร็จ → ทำสัญญา → เข้าพัก → บันทึกทรัพย์สิน → เชื่อม LINE ผู้เช่า และตอนย้ายออกก็มีขั้นตอนตรวจสอบ 4 ขั้นให้เดินตามเหมือนกัน